Oberste Richtschnur ist der allgemeine Sprachgebrauch. Wenn im allgemeinen Sprachgebrauch der deutsche Name geläufiger ist (z. B.: Rom, Warschau, Venedig), soll er auch verwendet werden. Dies gilt aber nur für Orte oberhalb einer gewissen Bedeutsamkeit. Ansonsten soll für das Artikellemma der in der Landessprache übliche Name mit Namenszusätzen, sofern vorhanden, verwendet werden. Gibt es für einen Ortsnamen auch eine amtliche deutschsprachige Version, so wird diese verwendet.^[1] Bei Mehrdeutigkeiten soll die tatsächlich geläufigste Struktur zur geographischen Zuordnung benutzt werden, bspw. Agno TI für den Ort im Schweizer Kanton Tessin oder Winston County (Alabama) für das County im amerikanischen Bundesstaat Alabama.

Im Titel und im Artikeltext soll ansonsten prinzipiell die aktuelle Landessprache bevorzugt sein (also: „Kwidzyn“ und nicht „Marienwerder“). Wichtig ist diese Regel insbesondere bei Gebieten, die im Lauf der Geschichte öfter den Besitzer gewechselt haben und Namen in mehreren Sprachen besitzen. Das gilt auch für Gebiete, in denen einmal deutsch gesprochen wurde.

Deutsche Ortsbezeichnungen, die in der Häufigkeitsklasse 16 oder höher liegen, sollen nicht verwendet werden, in solchen Fällen wird der Name in der Landessprache verwendet.

Beispiele:

• Warschau: Häufigkeitsklasse (HK) 11 – man verwendet Warschau statt Warszawa.
• Danzig: HK 13 – man verwendet Danzig statt Gdańsk.
• Wilna: HK 17 – man verwendet Vilnius statt Wilna

Bei Namensänderungen – v. a. in neuerer Zeit – sollte man bedenken, dass die neue Bezeichnung in den Medien noch seltener verwendet wurde. In einzelnen Fällen kann dies sogar bei länger zurückliegenden Umbenennungen der Fall sein. So verwendet man für das ehemalige Königsberg (HK 15) den heutigen Namen Kaliningrad (ebenfalls HK 15), sofern nicht von historischen Ereignissen vor 1945 die Rede ist.
In einzelnen Fällen können die Werte des Wortschatzlexikons dadurch verfälscht sein, dass es mehrere Orte oder andere Begriffe gleichen Namens gibt. So ist für Moutier (HK 20) der französische Name gebräuchlicher, die deutsche Bezeichnung Münster kommt jedoch durch die vielen Namensvettern auf HK 10.

Also bitte: denken, nicht nur stur am Wortschatzlexikon festmachen. Im Zweifel bieten sich Diskussionen an.

Bei mehrsprachigen Gebieten und Regionen mit Regionalsprachen soll, soweit kein deutsches Exonym zu verwenden ist, wie folgt vorgegangen werden: Falls es nur eine amtliche Fassung des Ortsnamens gibt, ist diese zu verwenden. Das kann der Name in einer der in Frage kommenden Sprachen sein (z. B. Girona) oder auch eine Kombination (z. B. Donostia-San Sebastián). Bei mehreren amtlichen Fassungen ist, sofern zuverlässig ermittelbar, die im deutschen Sprachraum am häufigsten verwendete Bezeichnung zu verwenden (z. B. Ibiza statt Eivissa). Hierbei gelten dieselben Regeln der Suche im Wortschatz der Universität Leipzig wie für deutsche Exonyme. Ansonsten soll dem örtlichen Gebrauch gefolgt werden, was in manchen Fällen auch die Verwendung mehrsprachiger Schrägstrich-Lemmata bedeuten kann (siehe bspw. Kategorie:Ort in der Region Brüssel-Hauptstadt). Sind im amtlichen Sprachgebrauch keine Doppelbezeichnungen üblich, so wird aus den amtlichen Namen der Name in der Sprache gewählt, die von der lokalen bzw. regionalen Bevölkerungsmehrheit gesprochen wird. Ist diese nicht bekannt, so wird der in der internationalen Literatur und Publizistik am häufigsten verwendete Name genommen.

Findet das Wortschatzlexikon einen Begriff nicht, bedeutet das, dass der Begriff in der deutschen Öffentlichkeit nicht (mehr) verwendet wird. Dann sollte ohnehin der aktuelle offizielle Name verwendet werden. Außerdem sollte immer auch eine Weiterleitung von der ungebräuchlicheren Bezeichnung auf die gebräuchliche verweisen, so dass man die gewünschten Informationen in jedem Fall findet.

Die gleichen Regeln sollen auch auf die Bezeichnung von Bergen, Flüssen u. Ä. angewandt werden. Im Zweifelsfall wird für grenzüberschreitende Flüsse die Landesbezeichnung verwendet, unter der der Fluss seine längste Fließstrecke hat.
Es soll darauf geachtet werden, dass bei vergangenen Ereignissen, etwa der Geburt einer Persönlichkeit, die Bezeichnung verwendet wird, die zum Zeitpunkt des Ereignisses üblich war. Beispiel:
'''Rudolf von Auerswald''' (* [[1. September]] [[1795]] in [[Kwidzyn|Marienwerder]]; …) … „Üblich“ ist für die Moderne hier in der Regel als „amtlich“ zu verstehen, wobei letztlich, soweit feststellbar, der zeitgenössische Sprachgebrauch entscheidet.

1. ↑ siehe Meinungsbild vom 20. September 2009.