Ein Dokumentationssystem ist ein System oder Verfahren, das ein leichtes Wiederauffinden von Dokumenten ermöglicht. Die Dokumente werden dazu archiviert und dokumentiert. Dies geschieht inzwischen fast immer mit Hilfe von Datenbanken.

Die Bandbreite von Dokumentationssystemen reicht von einfachen Katalogen bis hin zu komplexen Content Management Systemen.

Zur Erschließung der Dokumente werden diese mit Metadaten versehen. Dies kann sowohl manuell mit Hilfe von Regelwerken als auch durch automatische Indexierung geschehen. Die Verfahren stammen aus der Dokumentationswissenschaft und dem Information-Retrieval. Zur Aufbewahrung der Dokumente ist eine fachgerechte Lagerung und zur Speicherung die Einhaltung von Datenformate wichig, vor allem zur Langzeitarchivierung.

Ein wichtiger Bestandteil von Dokumentationssystemen sind oft Dokumentationssprachen, die eine sachliche Erschließung der Dokumente über Schlagworte und Suchbegriffe (Deskriptoren) ermöglichen. Als Dokumentationssprachen werden Schlagwortkataloge, Systematiken und Thesauri verwendet. In zunehmenden Maße wird auch versucht, komplexere Ontologie einzusetzen; diese Technik steckt jedoch noch in den Anfängen.

Für die Suche nach Dokumenten und Informationen, die nicht zuvor mit Hilfe eines Dokumentationssystems erschlossen wurden, werden Verfahren des Information Retrieval und Data Mining eingesetzt, beispielsweise Suchmaschinen.

Von besonderer Bedeutung ist ein funktionierendes Dokumentationssystem für Einrichtungen wie Versicherungen und Ärzte, die einer Dokumentationspflicht unterliegen.

Siehe auch: Informationssystem, Bibliothek, Fachdatenbank, Wissensmanagement