Bei den meisten Bildern auf der Wikipedia ist es sinnvoll, sie früher oder später auf die Commons zu verschieben, damit sie allen Wikimedia-Projekten zur Verfügung stehen.

Nicht auf die Commons geladen werden dürfen Bilder, die zwar den Anforderungen der deutschsprachigen Wikipedia, nicht aber denen der Commons entsprechen. Diese Bilder werden weiterhin auf die deutschsprachige Wikipedia geladen. Betroffen sind davon insbesondere Bilder von Kunstwerken im öffentlichen Raum (Panoramafreiheit) und Werke der Gebrauchsgrafik wie Logos, die wegen mangelnder Schöpfungshöhe nicht durch das deutsche Urheberrecht geschützt werden.

Leider muss man das auf Commons zu verschiebende Bild im Augenblick noch herunterladen und dann auf die Commons wieder hochladen. Dabei ist es wichtig, den Transwiki-Prozess zu befolgen, insbesondere heißt das:

• Das Bild muss eine freie Lizenz tragen (siehe hier). Das sollte zwar eigentlich für alle Bilder auf der deutschsprachigen Wikipedia zutreffen (aber z. B. auf der englischsprachigen ist das nicht immer der Fall!)
• Die Bildbeschreibungsseite auf den Commons muss einen der dortigen Lizenzbausteine tragen (siehe Commons:Copyright tags). Zum Übersetzen kann auch dieses Tool verwendet werden.
• Die Original-Quelle muss angegeben werden (siehe hier).
• Die Informationen der Bildbeschreibungsseite müssen korrekt und vollständig übertragen werden.
• Insbesondere muss der Benutzer, der die Datei auf die Wikipedia hochgeladen hat, angegeben und verlinkt werden (geht mittels {{Moved to commons|de|Hochlader|Hochladedatum}}) (siehe hier) − diese Information geht sonst bei einer Löschung der lokalen Kopie verloren und es wird schwierig, den Lizenzstatus zu überprüfen.

Natürlich sollte auch auf den Commons die Beschreibungsseite Informationen darüber enthalten, was das Bild zeigt, am besten auf Englisch, Deutsch und in evtl. jeder anderen Sprache, die der Hochladende spricht. Der Move-to-Commons-Assistant (Commonshelper) hilft bei der Erzeugung lizenzkonformer Bildbeschreibungsseiten beim Umzug auf die Commons.

Zunächst sollte man sich vergewissern, dass das Bild auch commonskompatibel ist. Zum zweiten sollte man in der Versionsgeschichte schauen, um zu prüfen ob das Bild korrekt lizensiert ist. Sind mehrere Versionen eines Bildes hochgeladen worden, so sollten zumindest die Versionen übertragen werden, die verwendbar sind. Bei Fotographien sollte immer das Ursprungsbild mit übertragen werden, damit dieses später noch einmal nachgearbeitet werden kann.

Das Move-to-Commons-Assistant (Commonshelper) erlaubt das Hochladen mit dem CommonsHelper komfortabel direkt auf der Bildbeschreibungsseite.

Zunächst muss das Bild in der Originalgröße lokal gespeichert werden.

Der Commonshelper wird aktiviert, indem man bei den „Eigenen Einstellungen“ auf den Reiter „Gadgets“ geht und dort die Option „Zusätzliche Karteireiter für externe Werkzeuge“ aktiviert. Wenn man jetzt eine Datei betrachtet, erscheint oben der Reiter „Verschieben nach Commons“. Wenn man diesen anklickt, öffnet sich die Seite des Commonshelpers. Dann folgt man den Anweisungen auf der Seite. Meistens ist es notwendig, die erzeugte Bildbeschreibungsseite noch etwas nachzuarbeiten, jedoch sollten im Regelfall alle wichtigen Informationen korrekt übertragen worden sein. Sollte der Commonshelper den Transfer verweigern, heißt das nicht ungedingt, dass das Bild grundsätzlich nicht nach Commons kann. Jedoch sollte man in einem solchen Fall den manuellen Upload nur dann vornehmen, wenn man sich auf Commons gut genug auskennt.

Für Fortgeschrittene: Sollte der Commonshelper den Transfer verweigern, kann man die erzeugte Bildbeschreibungsseite per Kopieren und Einfügen für einen manuellen Upload nutzen.

Folgendes ist also zu tun, um ein Bild von einem beliebigen Wikimedia-Projekt in die Commons zu schieben.

Zunächst zwei allgemeine Hinweise:

1. Nicht bei allen Wikipedias sind die für die folgende Darstellung relevanten Vorlagen identisch und die dortigen Wikipedianer haben sich beispielsweise in Fragen des Urheberrechts, aber auch vielerlei Details, oft für andere Wege entschieden als in der deutschsprachigen Wikipedia. Eine kleine Improvisation löst diese Probleme jedoch meist, weshalb eine Übertragung der Bilder auch ohne eine spezifische Sprachkenntnis möglich ist.
2. Der Zeitansatz für eine Bildübertragung ist mit grob einer halben Minute bis weit über 10 Minuten sehr variabel und richtet sich in erster Linie nach der Erfahrung und Wünschen des Uploaders, aber auch den Bildern selbst. Faktoren wie eine komplizierte Bildbeschreibung, die Notwendigkeit einer Umbenennung, der Wunsch Texte zu übersetzen und die Bilder in die Artikel anderer Sprachen einzubinden sowie eine lange Suche nach Kategorien und Artikeln, dabei besonders deren Erstellung, kosten Zeit. Man kann diese so kurz wie irgend möglich halten, es gibt jedoch ein unteres Minimum, nämlich der Verlust wichtiger Informationen durch den Übertragungsprozess. Dieses Minimum sollte man nicht unterschreiten.

Schritt für Schritt:

• Es wird ein Benutzeraccount bei commons.wikimedia.org benötigt! Erstelle ihn, wenn noch nicht geschehen.
• Rufe die Beschreibungsseite des Originalbildes auf, zum Beispiel Guppy.jpg
• Lade das dortige Bild auf deinen PC herunter. Dabei sollten unbedingt mögliche Vergrößerungen beachtet werden, wie etwa bei diesem Bild. Der neue Dateiname kann frei gewählt werden und sollte möglichst international gut versteh- und zuordenbar sein. Im Regelfall empfiehlt es sich jedoch den alten Dateinamen beizubehalten, denn jede Umbenennung muss in den Artikeln, die das Bild unter altem Namen eingebunden haben, aktualisiert werden. Auch werden durch die Beibehaltung des Namens eventuelle Dopplungen besser erkannt, denn viele Bilder befinden sich oft schon auf den Commons, ohne das dies vermerkt wäre. Auf jeden Fall sollten aber keine Umlaute verwendet werden, sondern ausschließlich ASCII-Zeichen. Der Name sollte aus einem sinnvollen Text, nicht aus automatisch generierten Dateinamen (z. B. IMG00345.png) bestehen. Die Umbenennung der Datei kann dabei jedoch auch direkt beim Upload erfolgen. Vor dem Hochladeprozess wird ein automatisierter Abgleich mit dem Datenbestand durchgeführt. Im Trefferfall wird der Benutzer gewarnt, das heißt man kann die Datei entweder überschreiben oder unter einem anderen Namen hochladen. Bei Verwendung des Programms Commonist ist zu beachten, dass diese Warnungen nur auf der Archivseite eingetragen werden (commons:Dein Benutzername/gallery), der Upload also automatisch unterlassen wird.
• Überprüfe die Lizenz auf der originalen Bildbeschreibungsseite. Es muss GNU-FDL-, eine entsprechende CC-Lizenz oder PD- sein. Bilder, die sich zu Recht auf der deutschsprachigen Wikipedia befinden, sollten diese Bedingung immer erfüllen - bei Bildern aus anderen Wikimedia-Projekten mit großzügigeren Lizenzrichtlinien ist das nicht unbedingt der Fall.
• Nun lade das Bild in die Commons hoch. Dies geschieht analog zum Hochladen in die deutschsprachige Wikipedia. Hierbei muss aus der Liste unter „Licensing“ die korrekte Lizenz ausgewählt werden. Diese kann später durch Editieren der Commons-Bildbeschreibungsseite angepasst werden. Übertragen kann man die Informationen am besten mit Drag & Drop, wofür sich die Nutzung von Registerkarten empfiehlt. Bei regelmäßiger Uploadtätigkeit und/oder vielen Dateien könnte sich zudem ein Hilfsprogramm als nützlich erweisen (siehe hierzu die Weblinks).
• Nach dem Hochladen ist die Commons-Bildbeschreibungsseite unter http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Guppy.jpg (bzw. entsprechend dem von dir gewählten Dateinamen) zu finden. Diese Seite muss nun editiert werden, falls noch nicht alle Informationen im Uploadfenster vermerkt wurden. Auch in diesem Fall empfiehlt es sich jedoch die Bildbeschreibungsseite aufzusuchen und alles zu kontrollieren. Anzugeben ist neben der Lizenz unbedingt der Urheber und der Uploader (also derjenige, der das Bild erstellt hat sowie jener Benutzer, der es in das ursprüngliche Wiki hochgeladen hat). Nur so kann Inhalt und Ursprung des Bildes später nachrecherchiert werden. Außerdem sollte ein Link zur ursprünglichen Bildbeschreibungsseite hinzugefügt werden. Nicht in jedem Falle notwendig aber meist entscheidend für die Nutzung des Bildes ist eine aussagekräftige und präzise Bildbeschreibung. Dabei gilt: je mehr und genauer desto besser. Die Sprache ist dabei egal, also alles was man nicht lesen kann oder nicht übersetzen will einfach mitkopieren.
• Damit das Bild auf den Commons auch von anderen Usern gefunden werden kann, sollte das Bild in eine sinnvolle Kategorie einsortiert werden. Füge also auf der Commons-Bildbeschreibungsseite etwas wie [[Category:Poeciliidae]] ein.
• Zusätzlich oder alternativ kann das Bild in eine Galerieseite eingefügt werden. Einen genauen Standard hierfür gibt es noch nicht, siehe oben.
• Schließlich sollte auf der ursprünglichen Bildbeschreibungsseite der Umzug vermerkt werden (auch wenn diese Aufgabe zur Zeit ein Bot erledigt). Hierzu sollte die Bildbeschreibungsseite in der ursprünglichen Wikipedia mit Hilfe dieses Textbausteins mit (für die deutschsprachige Wikipedia) {{NowCommons|Commons-Dateiname.jpg}} oder {{NC|Commons-Dateiname.jpg}} OHNE den Vorsatz File: oder Datei: gekennzeichnet werden, das ergibt:

Von dieser Datei existiert unter Dateiname in den Commons.jpg eine identische Datei auf Wikimedia Commons. Die Dateien auf Wikimedia Commons sind auch von anderen Projekten nutzbar, sodass diese lokale Kopie gelöscht werden sollte. Dies hat keine Auswirkungen auf die generelle Verwendbarkeit der Datei in der deutschsprachigen Wikipedia, siehe Hilfeseite. 'Achtung: Dateiverwendungen müssen ersetzt werden: Linkliste.'Achtung: Diese Datei hat eine Diskussionsseite. Achtung; diese Datei hat mehrere Dateiversionen. toollabs:magog/oldver – Fehlende Versionen bei Commons hochladen Bei Abarbeitung bitte die Hinweise für Administratoren beachten. Datei löschen: Direktlink. Tools zur Verbesserung der Informationen auf Commons: Erstellen eines Upload-Protokolls 1 • Erstellen eines Upload-Protokolls 2 • Verschiebe alte Dateiversionen nach Commons Aktuelle Anzahl der Dateien in der Kategorie NowCommons (die Dateien haben verschiedene Namen): 0 Aktuelle Anzahl der Dateien in der Kategorie NowCommons (gleicher Name) (die Dateien haben den gleichen Namen): 2 Aktuelle Anzahl der Dateien in der Kategorie NowCommons (Mängel) (die Dateien haben geringe Abweichungen): 1

Bei Bildern, die auf den Commons den gleichen Dateinamen haben, kann man den Dateinamen auch weglassen, also einfach {{NowCommons}} verwenden.

Obige Vorlage kann, muss aber nicht in anderen Wikipedias identisch sein. Sollte es im ursprüngliche Wiki mehrere Versionen des Bildes geben (mit ausreichender Schöpfungshöhe), so ist die Versionsgeschichte inkl. aller Autoren - sowohl der Bildbeschreibungsseite als auch der Bilder - ebenfalls auf die Commons zu übertragen (siehe oben)! Dies wird zwar insbesondere bei Bildbeschreibungsseiten kaum praktiziert, es sollte aber immer beachtet werden, dass gelöschte Bilder ohne Admin-Rechte nicht einsehbar sind und somit bearbeitete Originalversionen durch eine Übertragung ohne Berücksichtigung der Versionsgeschichte leicht für immer verloren gehen können. Wurden diese nicht leicht wiederauffindbar aus dem Internet entnommen, so ist auch die Übertragung nur leicht veränderter Originale trotz des Aufwands in Betracht zu ziehen.

Lokale Kopien von Dateien, die auf den Commons stehen, sind überflüssig und sollten gelöscht werden. Diese Dateien werden von Benutzern mit der Vorlage:NowCommons markiert und sind dann in der Kategorie:NowCommons zu finden. Ist der Transfer sauber abgelaufen, kann die Datei gelöscht werden. Bitte gib eine Löschbegründung an, die anderen Benutzern deutlich macht, dass der Transfer den Anforderungen entsprach; Insbesondere Commonsadmins müssen häufig Transfers nachvollziehen, ohne Adminrechte in den entsprechenden Projekten zu haben, sie können also keine gelöschten Versionen überprüfen.

Bedenke, dass dem Projekt durch die Löschung kein direkter Vorteil entsteht. Commonstransfer und Löschung der lokalen Datei sind nur dann sinnvoll, wenn die Datei sinnvoll auf Commons eingebunden ist und dort mindestens die hier vorhandene Beschreibung enthält. Außerdem muss unbedingt auf die saubere urheberrechtliche Situation geachtet werden, im Nachhinein sind Urheberrechtsverletzungen über mehrere Projekte schwer nachzuvollziehen und aufzuspüren. Darum ist sorgfältige Arbeit wichtig, es geht nicht nur um das Leerräumen der Kategorie!

Vor der Löschung muss der Administrator folgende Dinge überprüfen:

1. Alle wichtigen Informationen müssen auf die Commons-Bildbeschreibungsseite übertragen sein. Dazu gehören Lizenz-, Freigabe- und OTRS-Informationen und Angaben zum Autor, dem Erstellungsdatum und der Quelle. Je nach Lizenz muss die Versionsgeschichte angegeben werden. Es ist auch darauf zu achten, dass alle Lizenzen nach Commons übertragen werden, auch solche, die nur in älteren Versionen der Bildbeschreibung erteilt wurden.
2. Inhaltliche Angaben wie Bildbeschreibungen und Geokoordinaten müssen mindestens in deutscher Sprache verfügbar sein. Die Datei muss nicht unbedingt kategorisiert oder in Galerien eingebunden sein, sollte dann aber wenigstens einen Wartungsbaustein wie {{Vorlage:Uncategorized}} oder {{Vorlage:BotMoveToCommons}} enthalten.
3. Die hochgeladene Datei darf keine Transferfehler enthalten und muss identisch zur lokalen Kopie sein. Es reicht nicht, dass beide Dateien das Gleiche zeigen. Besonders geachtet werden muss auf die volle Auflösung der Commonskopie.
4. Falls die Datei auf Commons unter einem anderen Dateinamen gespeichert ist, müssen alle Verwendungen auf den neuen Dateinamen umgelinkt werden.
5. Die Datei muss den auf Commons gültigen Lizenzbestimmungen entsprechen und darf auf Commons nicht zur Löschung vorgeschlagen sein oder wegen fehlender Quellen-, Lizenz- oder Freigabeinformationen markiert sein.
6. Die Diskussionsseite der Bildbeschreibung ist auf eventuelle Einsprüche zu prüfen.

Für den einfachen Transfer von Bildern auf die Commons kann auch das Programm Move-to-Commons-Assistant genutzt werden, das zur Erzeugung lizenzkonformer Bildbeschreibungsseiten für die Commons dient.

Das Benutzer-Script CommonsHelper Helper erlaubt das Hochladen mit dem CommonsHelper komfortabel direkt auf der Bildbeschreibungsseite.

Revvar hat eine Javascript-Funktion geschrieben, die einen Link zur direkten Löschung anzeigt. Die unter Benutzer:Revvar/dellink_nowcommons.js zu findende Funktion kann über

document.addEventListener("DOMContentLoaded", function() {
add_dellinks_nowcommons();}, false);
document.write('<script type="text/javascript" src="http://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Benutzer:Revvar/dellink_nowcommons.js&action=raw&ctype=text/javascript&dontcountme=s"></script>');

eingebunden werden. Eine erweiterte Version hat PDD in sein monobook-Javascript übernommen. Diese Version warnt bei bestehenden Diskussionsseiten, einem NoCommons-Baustein und einer Datei, die auf Commons unter einem anderen Namen verfügbar ist, aber noch verwendet wird.

Mit diesem Skript kann man die Einbindungen der Dateien, welche unter einem anderen Namen auf Commons zu finden sind, ersetzen. Um das Skript zu verwenden, muss man in sein Monobook includePage('Benutzer:DerHexer/fixlinks.js'); einfügen. Man klickt nun in der korrekt übertragenen Datei in der Werkzeugleiste auf „FixLinks“ und bestätigt die Sicherheitsabfrage. Es werden Tabs geöffnet, in denen automatisch die Einbindung korrigiert wird, nach dem Speichern kann man die Tabs schließen. Anschließend sollte man noch einmal überprüfen ob wirklich alle Einbindungen ersetzt wurden (Geschützte Seiten können ggf. nicht bearbeitet werden).